La réunion des propriétaires à Ibiza ou aux Baléares

Au moins une fois par an, les copropriétaires d’un complexe résidentiel à Ibiza se réunissent en assemblée ordinaire des propriétaires pour décider, entre autres, des recettes et des dépenses de l’association des propriétaires.

Le président est le représentant légal de la communauté ; il est le chef de la communauté et est responsable de la convocation de la réunion. Chaque propriétaire a le droit de vote à l’assemblée, à condition qu’il ne soit pas en retard dans ses paiements à la communauté.

Tous les propriétaires, y compris les copropriétaires défaillants, ont le droit de s’exprimer.  La liste des débiteurs est envoyée en pièce jointe aux invitations. Les réunions doivent se tenir en espagnol, sauf si tous les propriétaires acceptent de tenir la réunion dans une autre langue. Les points habituels à l’ordre du jour de l’assemblée des propriétaires sont la salutation et la détermination des propriétaires présents ou représentés qui ont le droit de vote, le rapport du président, l’adoption des résolutions concernant les revenus et les dépenses de la communauté, l’élection ou la confirmation du conseil d’administration, d’autres questions intéressant les propriétaires.

Afin d’assurer le bon déroulement de l’assemblée des propriétaires, le président de la communauté doit veiller à ce que les points à l’ordre du jour soient traités brièvement et objectivement et à ce que soient adoptées des résolutions juridiquement contraignantes qui ne peuvent pas être facilement contestées devant les tribunaux. Le président est généralement assisté lors de la réunion par un administrateur (« administrador »), un juriste communautaire et un interprète. Le but de l’administrateur et de l’avocat est de servir de médiateur en cas de désaccord entre les copropriétaires et de parvenir à des solutions acceptables pour la majorité

Les résolutions de l’assemblée des propriétaires requièrent soit l’unanimité (exemple : modification des statuts), soit une majorité des 3/5, soit une majorité simple (adoption d’un règlement intérieur), selon la question traitée. Pour les deux dernières majorités, une double majorité est requise : Une majorité du nombre total de propriétaires et en même temps une majorité de quotas (il y a un « quota » pour chaque unité de logement, qui est enregistré dans le registre foncier).

Le secrétaire de l’association des propriétaires devrait en fait rédiger le procès-verbal de l’assemblée des propriétaires, mais dans la pratique, cette tâche est souvent accomplie par l’administrateur. Le procès-verbal doit être rédigé en espagnol afin qu’il puisse être noté dans le livre des procès-verbaux. Pour les communes ayant de nombreux propriétaires étrangers, les procès-verbaux sont souvent traduits en allemand, en anglais ou en français. Le procès-verbal ne doit pas refléter littéralement le déroulement de la réunion avec toutes les contributions à la discussion, mais sert principalement à enregistrer les résolutions. Les points suivants ne doivent pas manquer dans le procès-verbal : Lieu et date de l’assemblée, première ou deuxième convocation, les noms des propriétaires présents et représentés, les coordonnées des débiteurs défaillants qui n’ont pas le droit de vote, tous les points à l’ordre du jour et les résultats respectifs des votes (« pour, contre, abstentions ») et la formulation exacte des résolutions. Il est essentiel que les résolutions soient écrites dans leur intégralité. Si le procès-verbal ne reflète pas fidèlement les résolutions de l’assemblée, certains propriétaires s’y opposeront et tenteront de contester le procès-verbal. Une objection adressée à l’administration communautaire n’a aucun effet juridique. Si les résolutions violent les statuts, la loi ou sont en conflit avec les intérêts de la communauté, le propriétaire peut faire appel contre elles devant les tribunaux. Un avocat est tenu d’introduire un recours en annulation, bien qu’il faille noter que les délais de recours sont très courts.