Eigentümerversammlung auf Ibiza oder den Balearen

Mindestens einmal im Jahr kommen die Miteigentümer einer Wohnanlage auf Ibiza zur ordentlichen Eigentümerversammlung zusammen, um u.a. über die Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft Beschluss zu fassen.

Der Präsident ist der gesetzliche Vertreter der Eigentümergemeinschaft; er leitet die Gemeinschaft und ist für die Einberufung der Versammlung zuständig. Jeder Eigentümer hat auf der Versammlung ein Stimmrecht, solange er nicht mit Zahlungspflichten gegenüber der Gemeinschaft im Rückstand ist.

Alle Eigentümer, inklusive der säumigen Miteigentümer, haben ein Rederecht.  Die Schuldnerliste wird als Anlage zu den Einladungen verschickt. Die Versammlungen müssen auf Spanisch abgehalten werden, es sein denn, alle Eigentümer sind damit einverstanden, dass die Versammlung in einer anderen Sprache abgehalten wird. Übliche Tagesordnungspunkte der Eigentümerversammlung sind die Begrüßung und die Feststellung der anwesenden oder vertretenen wahlberechtigten Eigentümer, der Bericht des Präsidenten, die Beschlussfassung über die Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft, die Wahl oder Bestätigung des  Vorstandes, sonstige Anliegen der Eigentümer.

Um einen ordnungsgemäßen Ablauf der Eigentümerversammlung zu garantieren, sollte der Präsident der Gemeinschaft dafür sorgen, dass die Tagesordnungspunkte kurz und sachlich abgehandelt werden und rechtlich umsetzbare Beschlüsse getroffen werden, die gerichtlich nicht so einfach anfochten werden können. Der Präsident wird bei der Versammlung in der Regel von einem Verwalter („Administrador“), einem Anwalt der Gemeinschaft und einem Dolmetscher unterstützt. Ziel der Verwaltung und des Anwaltes ist es,  bei Meinungsverschiedenheiten zwischen den Miteigentümern zu vermittelnd tätig zu werden und für die Mehrheit annehmbare Lösungen zu erzielen

Beschlüsse der Eigentümerversammlung erfordern je nach der behandelten Materie entweder Einstimmigkeit (Beispiel: Änderung der Statuten), eine 3/5 Mehrheit oder eine einfache Mehrheit (Annahme eine internen Hausordnung). Für die beiden zuletzt genannten Mehrheiten sind sogenannte doppelte Mehrheit vorgeschrieben: Mehrheit der Gesamtzahl der Eigentümer und zugleich  eine Quotenmehrheit (für jede  Wohneinheit gibt es eine „Quote“, die im Grundbuchamt vermerkt ist).

Der Sekretär der Eigentümergemeinschaft sollte eigentlich das Protokoll der Eigentümerversammlung aufsetzen, in der Praxis übernimmt diese Aufgabe jedoch oftmals der  Verwalter. Das Protokoll muss zwingend auf Spanisch verfasst sein, damit dieses in dem Protokollbuch vermerkt werden kann. Bei Gemeinschaften mit vielen ausländischen Eigentümern wird das Protokoll häufig zusätzlich ins Deutsche, Englische oder Französische übersetzt. Das Protokoll muss nicht wortwörtlich den Verlauf der Versammlung mit allen Diskussionsbeiträgen wiedergeben, sondern dient in vor allem der Protokollierung der Beschlüsse. Folgende Punkte sollten in dem Protokoll nicht fehlen: Ort und Datum der Versammlung, erste oder zweite Einberufung, die Name der anwesenden und vertretenen Eigentümer, die Angaben der säumigen Schuldner, die nicht abstimmungsbefugt sind, alle Punkte der Tagesordnung und die jeweiligen Abstimmungsergebnisse („dafür, dagegen, Enthaltungen“) und die genaue Formulierung der  Beschlüsse. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Beschlüsse vollständig niedergeschrieben werden. Wenn das Protokoll die Beschlüsse der Versammlung nicht richtig wiedergibt, werden mancher Eigentümer Einspruch erheben und versuchen, das Protokoll anzufechten. Ein an die Verwaltung der Gemeinschaft gerichteter Einspruch hat keinerlei rechtliche Wirkung. Verstoßen die Beschlüsse gegen die Satzung, das Gesetz oder stehen im Widerspruch mit den Interessen der Allgemeinheit, können diese Beschlüsse von dem Eigentümer auf dem Gerichtsweg angefochten werden. Für die Anfechtungsklage gilt der Anwaltszwang, wobei zu beachten gilt, dass die Anfechtungsfristen sehr kurz sind.